Handlungsanleitung
CryptPad: Acht Tools für datensichere und digitale Zusammenarbeit
Die Open Source Software CryptPad bietet acht verschiedene Tools, die einem (nicht nur) in der Bildungsarbeit ermöglichen, gemeinsam, digital und datensicher zu arbeiten. Neben einfachen Textdokumenten, Tabellen oder Präsentationen, können die Nutzenden auch Formulare aufsetzen, Umfragen erstellen, ein Whiteboard nutzen und die erstellten Dokumente in einer eigenen Cloud sichern. In dieser Handlungsanleitung stellen wir Ihnen die unterschiedlichen Tools vor.
Was ist mit CryptPad alles möglich?
Grundsätzlich sind die Anwendungen des CryptPad ohne Anmeldung und Registrierung nutzbar. Selbst die Cloud funktioniert browserbasiert ohne Benutzeraccount. Möchte man allerdings seine Dateien auf einen Blick sehen, Dokumente langfristig speichern und das CryptPad mit verschiedenen Endgeräten nutzen, bietet sich die Einrichtung eines eigenen Profils an (mehr dazu in den Abschnitten CryptDrive und Datensicherheit). Alle Tools sind außerdem mit einer Chatfunktion ausgestattet, damit jederzeit ein Austausch im Team parallel zu der Arbeit im Tool möglich ist.
Rich Text
Screenshot Rich Text, CryptPad
Dieses Tool eignet sich für kollaborative Textbearbeitung. Zugriffsrechte können nach Lese- und Schreibrecht aufgeteilt werden. Neben der herkömmlichen Textverarbeitung gibt es eine Kommentierfunktion, mit der die Nutzenden sich über den Inhalt oder die Darstellungsform austauschen können. Bilder, andere Textdateien oder Tabellen können entweder vom eigenen Computer oder aus dem CryptDrive ins Dokument hochgeladen und integriert werden. Die Formatierungsmöglichkeiten reichen von Aufzählungen, über veränderte Schriftarten oder -farben bis hin zum Einfügen von Linien, Objekten oder Zitatblöcken. Eine optimale Navigation im Dokument wird durch ein Inhaltsverzeichnis ermöglicht. Darüber hinaus ist es möglich, konkrete Ankerpunkte zu setzen. Das fertige Dokument kann später als .html, .md oder .doc Datei exportiert und heruntergeladen werden.
Tabelle
Screenshot Tabelle, CryptPad
Das Tabellentool von CryptPad basiert auf der Online-Suite von OnlyOffice, ebenfalls einer OpenSource Lösung von Entwicklern aus Lettland. Das Tabellenkalkulationsprogramm eignet sich für mathematische Berechnungen, grafische Modelle oder die Darstellung von Zusammenhängen. Ein Kursplan kann ebenso erstellt werden, wie Teilnehmerlisten oder die eigene Umsatzberechnung als Selbstständige*r. Das Tool weist die Funktionen der Tabellenkalkulationsprogramme von Microsoft, OpenOffice oder Libre Office auf und ist mit diesen auch kompatibel. Die fertige Tabelle kann als .xlsx, .ods, .bin oder .pdf exportiert werden.
Kanban
Screenshot Kanban, CryptPad
Das Kanban-Board von CryptPad ist ein Projekt- und Aufgabenmanagement-Tool. Es ermöglicht es, Aufgaben zu formulieren, zu kategorisieren, Personen zuzuweisen oder auch in ihrer Priorität zu verschieben. Die leichte Handhabung und die grafische Umsetzung sollen dabei helfen, Aufgaben im Blick zu haben und die eigene Zeit besser managen zu können. Farben und weitere einfache Formatierungsoptionen sorgen innerhalb der Aufgabenstruktur für Ordnung und über Tags können Aufgaben verbunden, einfach aufgefunden oder anders sortiert werden. Das Kanban-Board kann für die Selbstverwaltung oder von verschiedenen Teammitgliedern genutzt werden. Es gibt darüber hinaus die Möglichkeit, einfache Lese- oder auch umfangreiche Bearbeitungsrechte einzuräumen.
Code
Mit der Code-/Markdown-Anwendung können Dokumente verfasst und grundlegend formatiert werden, die gleichzeitig ansprechend aussehen, lesbar bleiben und dabei einfach in z.B. einen HTML-Code konvertiert werden können. Markdown ist eine einfache Syntax, die wesentlich leichter zu erlernen und zu erfassen ist als umfassende Programmiersprachen.
Formular
Screenshot Formular, CryptPad
Das Formular bei CryptPad eignet sich zum Beispiel für Um- und Abfragen, Terminfindung oder Feedbackrunden. Verschiedene Frage und Antworttypen ermöglichen neben dem Einfügen von Beschreibungen, Freitexten oder Ankreuzaufgaben auch eine Mehrfachauswahl-Matrix, zu ordnende Listen oder Umfrageoptionen. Mit der wenn-dann-Option können darüber hinaus auch Fragen hinsichtlich des Antwortverhaltens ausgespielt werden.
Auch bei diesem Tool gibt es verschiedene Zugriffsrechte, die sich ein wenig von den anderen Tools unterscheiden: Autor*innen können die Fragen und Einstellungen des Formulars bearbeiten, Teilnehmende können das Formular ausfüllen, aber Antworten nur einsehen, wenn diese extra durch den Autor/die Autorin freigegeben werden und sogenannte Auditor*innen (diese Rolle gibt es nur bei den Formularen) können die Antworten unabhängig der Veröffentlichung durch den Autor/die Autorin sehen.
Eine ausführliche Handlungsanleitung zur Formular-Option finden Sie hier.
Whiteboard
Screenshot Whiteboard, CryptPad
Das Whiteboard von CryptPad ähnelt einer Schultafel, allerdings mit mehr Möglichkeiten. Es ist sehr einfach und intuitiv zu bedienen. Mit Stiften in verschiedenen Farben kann frei Hand gezeichnet und Zusammenhänge sichtbar gemacht werden. Das Einfügen von Textfeldern und Bildern ist mit einem Klick möglich. Alle eingefügten oder gezeichneten Elemente können frei verschoben, dupliziert oder wieder gelöscht werden. Das Whiteboard kann als .png exportiert werden.
Markdown-Folien
Screenshot Markdownfolien, CryptPad
Präsentationen können ebenfalls wie das Coding-Tool mit Hilfe der Markdown Syntax formatiert werden. Ist man der Nutzung der Markdown-Syntax (noch) nicht mächtig, gibt es aber auch eine Hilfswerkzeugleiste, die einfache Formatierungselemente vorgibt, in die man seinen Text eintragen kann. Neben Textpassagen können den Folien Bilder hinzugefügt und der Hintergrund farblich angepasst werden. Anders als bei herkömmlichen Präsentationstools, fügt man Text, Bilder und Formatierungsbefehle in ein Extra-Coding-Feld ein. Die endgültige Folie wird live daneben dargestellt.
CryptDrive
Der Speicherpatz von CryptPad ist der CryptDrive. Ohne Anmeldung ist dieser mit dem Browser verknüpft, der für die Verwendung von CryptPad genutzt wird. Dokumente, die dort 90 Tage nicht verändert werden, werden automatisch gelöscht. Außerdem kann man auf den eigenen CryptDrive nicht mit anderen Endgeräten zugreifen. Das ändert sich mit einer Anmeldung bei CryptPad: Ein Alias-Name und ein selbstgewähltes Passwort reichen zur Registrierung aus. Achtung: Das Passwort muss sicher gemerkt/notiert werden, denn eine Wiederherstellung des CryptDrive ist seitens des Anbieters nicht möglich.
Im CryptDrive können alle Dokumente, die mit den verschiedenen CryptPad-Tools erstellt wurden, gespeichert werden. Dabei helfen Ordner und Unterordner. Außerdem können andere Dokumente, Bilder etc. in den CryptDrive hochgeladen werden, um sie dort zu sichern oder für das Erstellen weiterer Dokumente zu nutzen. Es ist möglich, Ordner zu teilen und freizugeben und optional auch mit Passwort zu schützen. Damit ist der CryptDrive auch für das kollaborative Arbeiten mit Teilnehmenden in Kursen oder Kolleg*innen geeignet.
Datensicherheit bei CryptPad als Alleinstellungsmerkmal
CryptPad arbeitet mit einer beidseitigen Verschlüsselungstechnologie im Browser. Das bedeutet, dass sämtliche persönliche Daten in der Browsersitzung bleiben und noch nicht mal an einen Server weitergeleitet werden. Damit ist zum Beispiel auch die IP-Adresse nicht sichtbar. Selbst die Administratoren des Dienstes können nicht auf die Benutzerdaten zugreifen. Sobald der CryptDrive verwendet wird, sind Serverdienste notwendig, es bleibt aber bei der Ver- und Entschlüsselung aller Daten im Browser, so dass auch hier hohe Datenschutzanforderungen gewahrt werden. Die Server des europäischen Unternehmens stehen zudem in Europa. Damit erfüllt CryptPad alle Anforderungen der DSGVO und geht sogar darüber hinaus Selbst den Entwicklern von CryptPad ist es in keinem Moment technisch möglich, auf die persönlichen Daten oder die eigenen Dokumente zuzugreifen.
Auch bei der Registrierung müssen keine persönlichen Daten angegeben werden. Ein Alias und ein Passwort reichen aus. Das hat allerdings zur Folge, dass bei vergessenem Passwort dieses nicht wieder hergestellt oder zugesandt werden kann. Einzig in der Bezahlversion ist die Angabe einer gültigen E-Mail-Adresse möglich und notwendig.
CryptPad mit erweiterten Funktionen
Die Nutzung von CryptPad ist kostenfrei im vollen Umfang möglich. Einzig der Speicherplatz der Cloud ist je nach zu Zugang begrenzt. Im freien Zugang ohne Registrierung werden zum Beispiel inaktive Dokumente nach 90 Tagen gelöscht. Mit einer kostenfreien Registrierung steht im CryptDrive Speicherplatz von 1 GB zur Verfügung. In der Premium-Bezahlfunktion kann für fünf bis 15 Euro pro Monat Speicherplatz im Umfang von bis zu 50 GB erworben werden. Darüber hinaus steigert sich der Dateiupload von 25MB in der kostenfreien Version auf 150MB pro Upload und man erhält vorrangige Unterstützung des Supportteams per E-Mail.
CC BY SA 3.0 by Christina Bliss für wb-web (14.04.2022)
